Geplaatst op
Rijscholen hebben het druk. Door grote vertraging bij het CBR en door vele aanmeldingen hebben zij te maken met veel klanten. Het inplannen van rijlessen en het onderhouden van contact vergt veel werk. CRM-software kan hierbij veel ondersteuning bieden. Wij willen in dit artikel uitlichten wat CRM is en wat de voordelen zijn van een CRM-systeem.
Klantrelatiebeheer op de juiste wijze uitvoeren
De afkorting ‘CRM’ is al een aantal keer voorbij gekomen, maar wat betekent dat nu precies? CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’ geneoemd, oftewel klantrelatiebeheer. CRM is een bedrijfsstrategie waarin de klant centraal staat. CRM, dan met name CRM-software bestaat uit twee kanten, namelijk:
- Het beheren van het klantcontact
- Het automatiseren van de processen
Een CRM-systeem vervult de functie om alle processen digitaal in kaart te brengen. Deze kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd en geoptimaliseerd. Het systeem fungeert als centrale database voor alle elementaire klantgegevens en informatie. Hierdoor krijgen bedrijven meer inzicht in hun eigen klanten.
Standaardfuncties van een CRM-systeem
Er zijn een aantal functionaliteiten die voor rijscholen van grote waarde zijn die ook in veel CRM-systemen aanwezig zijn. Deze zijn vooral geschikt voor een holistisch klantenbeheer, en komen daarom voor in verschillende vormen. We bespreken deze functies grondiger.
Contactbeheer
De hooftaak en één van de belangrijkste functies van een CRM-systeem is contactbeheer. Daarbij wordt alle relevante informatie over klanten, van de feitelijke contactgegevens tot elke communicatie met deze klant, in een specifiek klantendossier opgeslagen. Daardoor kan de klantenservice bij bijvoorbeeld een klantenvraag meteen grijpen naar de relevante gegevens om de klant zo goed mogelijk te helpen. Ook kan er worden gekeken wie er op de wachtlijst aan de beurt is voor rijlessen. Dat bevordert de doorstroom.
Communicatie binnen het bedrijf
CRM-systemen hebben het potentieel om beter te communiceren met klanten, maar ook intern tussen de medewerkers. Door chatfuncties geïntegreerd in het systeem kunnen collega’s elkaar vragen stellen en beantwoorden, bijvoorbeeld ij een concrete servicekwestie. Ook hebben leidinggevenden op deze manier beter contact met hun teams.
E-mailintegratie
De bekende e-mailprogramma’s, zoals Outlook en Gmail, kunnen ook worden geïntegreerd in een CRM-systeem. Door een synchronisatie tussen al het e-mailverkeer en het CRM-systeem wordt een volledig overzicht van alle klanten gegenereerd, zonder dat men met verschillende geïsoleerde toepassingen en systemen moet werken. Kalenders en contacten kunnen overheen verschillende toestellen en software gebruikt worden.
Gegevens delen
Doordat alle gegevens op een centrale server opgeslagen worden, kunnen alle bevoegde medewerkers deze data gebruiken. Als er een rijinstructuur uitvalt, kan er meteen worden gekeken hoe de planning in zijn agenda was en kan er snel een vervanger worden geregeld.
Naast de hierboven besproken functies, zijn er nog tal van andere interessante functies, die men kan implementeren in een CRM-systeem. Denk maar aan bijvoorbeeld speciale functies voor de marketing en automatisering.
Wat zeker een voordeel is van de bovenstaande functies, is dat er nauwelijks tot niks fysiek bewaard hoeft te worden. CRM-software zorgt voor een papierloos kantoor.
De weg naar een CRM-implementatie
Als u een CRM-systeem wilt integreren, moet u eerst zoeken naar een CRM-leverancier. Dat kan Sales Engineers zijn, die het systeem genaamd ‘Salesforce’ aanbiedt. Ze verzorgen de implementatie en onderhoud van het systeem. Het biedt standaard-oplossingen als maatwerk. Denk aan Salescloud, Service Cloud en nog veel meer.